Herzlich Willkommen bei dieser Folge des Podcasts: „Moderne IT: Modular, flexibel, souverän“. Heute geht es um die private cloud Lösung Nextcloud in einem professionellen Einsatz in Organisationen.
Die Vorteile für Organisationen, eine cloud-basierte Lösung für die digitale Zusammenarbeit zu nutzen liegen auf der Hand: Mit einer Cloud können Mitarbeitende von überall auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen. Cloud-Dienste können leicht skaliert und angepasst werden, um neuen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden und sie können automatisierte Prozesse und digitale Tools bereitstellen, die die Effizienz von Prozessen in der Organisation erhöhen können sowie eine sichere Zusammenarbeit mit Externen ermöglichen.
Die Nutzung von Public Cloud Lösungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace bringt jedoch auch einige Risiken mit sich: Organisationen, die ihre Daten und Anwendungen in einer Public Cloud eines externen Anbieters speichern, sind von den Diensten des Cloud-Anbieters abhängig. Erhöht dieser die Preise oder ändert den Funktionsumfang, ist ein Wechsel zu einer anderen Lösung in der Regel nur mit sehr hohem Aufwand möglich. Organisationen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Compliance-Vorschriften einhalten, wenn sie ihre Daten in der Cloud speichern. Dies kann in Bezug auf Datenschutzverordnungen bei Anbietern aus nicht EU-Staaten teilweise schwierig sein oder einen hohen Kostenfaktor für notwendige Lizenzen zur datenschutzkonformen Nutzung mit sich bringen. Nicht zuletzt haben viele Organisationen Bedenken, dass sie nicht vollständig die Kontrolle über ihre Daten haben, wenn sie in einer Public Cloud gespeichert sind, da sie dort von Drittanbietern verwaltet werden.
Bei der Überlegung, eine Cloud für die digitale Zusammenarbeit in der Organisation zu nutzen bekommt der Aspekt der „Datensouveränität“ eine immer größere Rolle. Unter Datensouveränität versteht man die Kontrolle und Verantwortung, die eine Organisation über ihre Daten hat. Datensouveränität umfasst auch die Möglichkeit, die verwalteten Daten zu einem anderen Dienst zu übertragen, sie zu exportieren oder löschen zu können, wenn dies erforderlich ist.
In der Praxis bedeutet dies, dass Organisationen ihre Daten in Bezug auf Datensouveränität auf einem eigenen IT-System oder einer eigenen privaten Cloud speichern und verwalten sollten, anstatt sie in der Public Cloud eines Drittanbieters abzulegen.
Ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu mehr Datensouveränität ist die Open Source Software Nextcloud. Nextcloud ist ähnlich wie andere Public Cloud Dienste, beispielsweise Microsoft 365 oder Google Workspace, bietet jedoch mehr Kontrolle und Flexibilität, da die Software auf eigenen Servern betrieben werden kann.
Nextcloud bietet neben der klassischen Dateiablage auch Funktionen wie Kalender- und Kontaktverwaltung, eine online Office Software, Chats, Videoanrufe, sowie zusätzliche Funktionen wie Projektplanung, etc. Der Betrieb auf einem eigenen Serversystem gibt Organisationen mehr Kontrolle über ihre Daten und ermöglicht es ihnen, die Datensouveränität zu wahren und gleichzeitig die vielfältigen Vorteile einer Cloud Lösung nutzen zu können.
Als Open Source Software kann Nextcloud in Organisationen ohne weitere Lizenzkosten genutzt werden. Anders als bei Public Cloud Lösungen muss in diesem Fall jedoch die technische Infrastruktur bereitgestellt werden, was in Kosten für die notwendigen Serversysteme, Datensicherungen und Wartung resultiert. Eine detaillierte Kostenanalyse zeigt in der Regel auch bei Organisationen mit wenigen Mitarbeitenden eine deutliche Kosteneinsparung bei der Verwendung von Nextcloud im Vergleich zu Public Cloud Anbietern, insbesondere wenn man die Kosten für die Einführung in die Organisation bzw. das Onboarding und die Schulungen der Mitarbeitenden mit einbezieht.
Welche Vorteile bietet Nextcloud neben der Datensouveränität gegenüber Public Cloud Lösungen?
Nextcloud ist im Vergleich zu Microsoft 365 anpassbar, da es sich um eine Open Source Software handelt. Eine große Entwicklercommunity entwickelt kostenfreie Apps, welche in Nextcloud integriert werden können. Public Cloud Systeme hingegen sind Standardprodukte und bieten nicht die gleiche Flexibilität, auch wenn sie oft durch Dienste externer Anbieter erweitert werden können.
Einer der wichtigsten Vorteile im Vergleich zu den großen Public Cloud Anbietern wie Microsoft 365 oder Google Workspace liegt meiner Ansicht nach jedoch in der erheblich schnelleren und unkomplizierteren Einführung in die Organisation. Die großen Public Cloud Anbieter haben sehr umfangreiche Funktionen und sind dadurch in vielen Aspekten sehr komplex und kompliziert in der Bedienung und effektiven Nutzung. Meine Erfahrungen als Unternehmensberater bei der Einführung großer Public Cloud Systeme in Organisationen ist, dass hierbei ein großer initialer Schulungsaufwand sowohl für die Endanwendender, als auch für Nutzer der administrativen Funktionen notwendig ist. Zu schnell werden ansonsten Dienste „falsch“ genutzt, was später zu großen Datenschutzrisiken oder Kompatibilitätsproblemen führen kann. Der große Funktionsumfang stellt viele, insbesondere technisch weniger stark versierte Anwender, vor eine große Herausforderung bei der Einführung und der späteren Nutzung der Anwendung.
Der reduzierte Funktionsumfang von Nextcloud im Vergleich zu großen Public Cloud Systemen ist meiner Ansicht nach Vor- und Nachteil zugleich. Es gibt sicher immer wieder Funktionen, die in Nextcloud beim professionellen Einsatz in Organisationen vermisst werden. Zugleich ermöglicht der reduzierte Funktionsumfang eine einfachere Einführung in die Organisation und bessere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
In der Beratung erstelle ich mit den Kunden zusammen in der Regel einen Anforderungskatalog für eine geplante Cloud Lösung. Je nach Organisationsgröße fällt dieser natürlich sehr unterschiedlich aus und kann je nach Branche und Unternehmenszielen stark variieren. Häufig erkenne ich hier das Paretoprinzip, auch „80-zu-20-Regel“ genannt. Es besagt in diesem Kontext, dass sich gut 80% der gestellten Anforderungen mit einem Aufwand von nur 20% des Gesamtaufwands realisieren lassen. Für die restlichen 20% der Anforderungen ist oft ein so hoher Aufwand notwendig, dass es sich kaum lohnt, diese zu berücksichtigen.
Insbesondere bei kleineren Organisation mit bis zu 50 Mitarbeitenden erfüllt eine private Cloud wie Nextcloud in der Regel gut 80% der Anforderungen und erfordert dabei weit weniger Aufwand in der Implementierung und im laufenden Betrieb als eine Public Cloud Lösung. Die weitaus geringeren Kosten und Aufwand für die kontinuierliche Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeitenden spielen hierbei eine große Rolle.
Im Detail betrachtet muss bei der Entscheidung über eine private Cloud mit Nextcloud jedoch auch auf einige Nachteile eingegangen werden. Neben dem erwähnten geringeren Funktionsumfang erfordert das eigene Hosting in Bezug auf Server-Administration und -Wartung sowie der IT-Sicherheit einige Fachkenntnis. Diese muss ggf. extern eingekauft werden, was bei der Kostenkalkulation berücksichtigt werden sollte. Auch sind einige Komponenten wie der integrierte Webmail-Client oder das Online Office in Bezug auf die Funktionalität bei weitem nicht mit den großen Cloud Anbietern zu vergleichen, so dass hier ein Abwägen der individuellen Vor- und Nachteile sowie ein ausgiebiges Testen vorab notwendig sind.
Sollten Sie gerade vor der Überlegung zur Einführung einer Cloud Lösung stehen, schauen Sie sich Nextcloud einmal an!